Den symbolske arven – slik etterlater du et varig avtrykk som midlertidig leder

Kulturen skal man forvalte, den skal man ikke erstatte

I Mats’ intervjuer med erfarne midlertidige ledere kommer det frem en tydelig holdning til organisasjonens kultur og verdier. Respondentene ser ikke på kulturendring som sin hovedoppgave. Derimot må de forstå den eksisterende kulturen og handle i tråd med den, selv om det bare er for en begrenset periode.

Mats, hvilken rolle spiller kulturen for en midlertidig leder som bare er på plass i en begrenset periode?
– En større rolle enn man kanskje tror. Selv om du ikke er der for å innføre en ny kultur, må du bruke tid på å forstå den som allerede finnes. De jeg intervjuet, beskriver hvordan de er oppmerksomme på organisasjonens normer og symboler og prøver å være et forbilde for de verdiene som allerede gjelder. Det bygger tillit, både internt og eksternt. Det bidrar også til at kulturen forblir stabil gjennom lederskiftet, noe som gjør det lettere for den som tar over.

Bygg opp strukturkapital gjennom hele oppdraget

Det som gjenstår når den midlertidige lederen har forlatt stillingen, er det som er dokumentert og de personene som har overtatt ansvaret. I studien kalles dette «strukturkapital», og flere av respondentene fremhever dette som avgjørende for at den nye lederen skal kunne komme inn i rollen uten en lang oppstartsperiode.

Hva må en loggbok eller overleveringsdokumentasjon inneholde?
– Det er tre ting som går igjen. Det første er det som er gjort: gjennomførte tiltak, fremskritt og beslutninger som er fattet. Det andre er det som gjenstår, altså pågående initiativer og uavklarte oppgaver, gjerne med klare overleveringspunkter. Det tredje er det som er vanskeligst å se utenfra, nemlig dine egne observasjoner og refleksjoner om organisasjonen og kulturen. Dette gir den nye lederen en dypere forståelse av situasjonen. Notatene må føres fortløpende under oppdraget, slik at grunnlaget er på plass når det er tid for overlevering.

Opprette en mottakerorganisasjon

En endring som bare bæres frem av den midlertidige lederen, risikerer å miste fart når vedkommende slutter. Derfor må noen i organisasjonen være klar til å ta over.

Hvordan sikrer man at endringen blir varig?
– Det må finnes en mottakerorganisasjon som tar imot endringen og fører den videre. En av respondentene beskriver hvordan vedkommende deler opp transformasjonen i håndterbare deler og sørger for at det finnes en mottaker for hver del. Den midlertidige lederen kan lede og prosjektlede deler av arbeidet, men til syvende og sist er det organisasjonen selv som skal drive endringen videre.

En kort og tydelig overlevering

Når den faste lederen er ansatt, gjenstår selve overdragelsen. Her er respondentene enige om at den må ha en tydelig avslutning.

Du går inn for en kort og tydelig overgang. Hva er risikoene ved en langvarig overgang der den midlertidige og den faste lederen jobber side om side?
– Den største risikoen er at det blir uklart for organisasjonen hvem som faktisk har ledelsen. Den nye lederen må kunne overta ansvaret og begynne å sette sitt preg på rollen. Opplegget varierer noe mellom respondentene. En anbefaler én til to ukers parallelt arbeid, der den nye lederen deltar i møter og får et inntrykk av virksomheten, etterfulgt av en tydelig overlevering som oppsummerer og avslutter. En annen foreslår en overlevering på omtrent en uke, og at den midlertidige lederen deretter står til rådighet for råd og støtte i noen uker. Felles for alle er at det ikke skal være noen tvil om når ansvaret er overført.

Når mottakeren ikke er klar

En godt planlagt overlevering forutsetter at det finnes noen som er villig til å ta imot den.

Hvordan håndterer man situasjonen hvis den nye sjefen ikke er åpen for å videreføre endringene som nettopp er gjennomført?
– Studien viser at ansvaret for kontinuiteten ligger hos begge parter. Den avtroppende lederen skal overlevere på en strukturert måte, men mottakeren må også være åpen og villig til å ta over, ellers risikerer man at arbeidet må startes på nytt. Derfor begynner arbeidet lenge før selve overleveringen. Den midlertidige lederen er ofte involvert i rekrutteringen av den faste lederen og deltar i intervjuer for å snakke om krav og forventninger. Når den nye lederen er på plass, handler det om å løfte og støtte vedkommende, og overføre den tilliten man selv har bygget opp i organisasjonen. Det gjør det lettere for den nye lederen å føre endringen videre.

SÅ GJØR DU DET: Tre trinn for en bærekraftig overlevering

• Opprette en mottakerorganisasjon: Del opp endringen i håndterbare deler, og sørg for at hver del har en intern ansvarlig.
• For loggbok gjennom hele oppdraget: Dokumenter beslutninger, fremgang, gjenstående oppgaver og dine egne observasjoner om organisasjonen og kulturen.
• Sørg for at overleveringen blir kort og tydelig: Regn med omtrent én til to uker, og trekk deg deretter tilbake og vær tilgjengelig for å gi støtte i en kort periode.

Å skape en velfungerende organisasjon og etterlate seg noe som er bedre enn før, er en av suksessfaktorene som respondentene selv trekker frem.

Artikkelen bygger på Mats Reidlers MBA-studie ved Stockholms universitet om midlertidig lederskap.