Midlertidige retningslinjer for søkedata og personvern

Når du som mottaker aktivt aksepterer Interim Search Data- og personvernerklæring, gir du Interim Search AB ditt samtykke til å lagre og behandle dine personopplysninger som beskrevet nedenfor.

Bakgrunn: Retningslinjer for behandling av personopplysninger

Interim Search AB, org.nr. 556908-4691, (”Selskapet”/“Virksomheten”) driver med formidling av interimkonsulenter (”Tjenesten”). Selskapets tjenester retter seg mot bedrifter (”Kunden”) som har et midlertidig behov for kvalifisert personell og mot konsulenter (”Konsulenten”) som er interessert i konsulentoppdrag. Selskapet er behandlingsansvarlig for de personopplysninger om Kunden/Konsulenten som Selskapet samler inn og behandler i forbindelse med datalagring av Kunde- og Konsulentinformasjon for å kunne levere Tjenesten.

Kundens og Konsulentens personopplysninger kan bli overført til andre selskaper i forbindelse med bakgrunnssjekk, kredittopplysning og uttalelser til for eksempel Skatteetaten. Opplysninger overføres også, i den grad det er nødvendig for å levere Tjenesten, mellom Kunden og Konsulenten. I dette dokumentet beskriver selskapet behandlingen av personopplysninger i henhold til personvernforordningen (”GDPR”). For mer informasjon om GDPR, vennligst besøk Tilsynsmyndighetens nettsted. Selskapets behandling av personopplysninger krever at det utnevnes et personvernombud i samsvar med artikkel 37(1)(a) til (c) (GDPR) 4.1:1.

Personvernombud for Interim Search AB
Stefan Granqvist (administrerende direktør)
E-post: stefan.granqvist@interimsearch.com
Telefonnummer: 08-556 460 02

De registrertes rettigheter

Informasjon skal gis til de registrerte i en lett tilgjengelig form og på et klart og tydelig språk, og skal omfatte følgende: opplysninger om den behandlingsansvarlige, kontaktopplysninger for den behandlingsansvarliges representant, eventuelt kontaktopplysninger for personvernombudet, formålet med og det rettslige grunnlaget for behandlingen, dersom behandlingen er basert på artikkel 6 nr. 1 bokstav f), definisjon av berettigede interesser, mottakere eller kategorier av mottakere, overføring av personopplysninger til tredjestater. For å oppnå og sikre en rettferdig og gjennomsiktig behandling skal også følgende informasjon gis: lagringsperiode, hvis mulig, eller kriterier for fastsettelse av denne perioden, den registrertes rettigheter, om behandlingen er basert på samtykke som kan trekkes tilbake, rett til å klage, om utlevering av personopplysninger er et rettslig eller avtalemessig krav, eksistensen av automatiserte beslutninger. Om det finnes prosedyrer for å informere de registrerte om innsamlede personopplysninger.

Dersom du er registrert i Interim Searchs database, har du til enhver tid rett til å få vite hvilke personopplysninger selskapet har lagret om deg. Du har også rett til å endre dine opplysninger hos oss, du har rett til å bli slettet eller glemt i systemet. I forbindelse med at du registrerer dine opplysninger hos oss, gir du et aktivt samtykke til at vi kan behandle dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt, og vi vil da slette opplysningene dine hos oss. Vi sletter fortløpende opplysninger som ikke lenger oppfyller sitt formål, og opplysninger som ikke har blitt oppdatert på fem (5) år.

Som kunde eller konsulent har du rett til å be om kostnadsfri informasjon om eller retting av personopplysningene om deg som behandles av selskapet. Du som kunde/konsulent har også rett til å begrense vår behandling av personopplysninger, be om at behandlingen opphører og til å motta personopplysningene du har gitt til Selskapet i et strukturert, alminnelig anvendt og digitalt format, og du har rett til å overføre disse opplysningene til en annen behandlingsansvarlig uten at Selskapet forhindrer det. Dersom Kunden eller Konsulenten er misfornøyd med Selskapets behandling av personopplysninger, har Kunden/Konsulenten rett til å klage til Personvernombudet, eller til tilsvarende myndighet i det landet hvor Kunden bor eller arbeider. Det er etablert prosedyrer for å oppfylle dine rettigheter, og alt du trenger å gjøre er å kontakte Interim Searchs personvernombud.

Selskapets prinsipper: Behandling av personopplysninger

Organisasjonen har etablert retningslinjer og prosedyrer for å sikre behandling av personopplysninger i henhold til artikkel 5 (GDPR). Selskapets virksomhetsstyringssystem inneholder instruksjoner for hvordan informasjon kan samles inn, lagres, behandles og deles. I henhold til GDPR er Interim Search AB behandlingsansvarlig for behandlingen av alle personopplysninger i selskapet, med unntak av de oppdragene der selskapet håndterer personopplysninger på vegne av andre og er databehandler. Behandling av personopplysninger i selskapet er kun tillatt dersom det finnes et rettslig grunnlag for behandlingen og så lenge formålet med behandlingen består. Det er ikke tillatt å behandle personopplysninger på en måte som er uforenlig med det opprinnelige formålet, med mindre det er innhentet samtykke fra den registrerte. Personopplysninger skal kun behandles av ansatte med kompetanse på området og skal behandles, lagres, oppdateres og slettes i henhold til etablerte rutiner og med tilstrekkelig høye krav til sikkerhet.

Alle som berøres av disse retningslinjene, skal informeres om hvordan og hvorfor personopplysningene deres behandles av selskapet. Som registrert skal du vite hvem som er kontaktperson og ansvarlig for behandlingen av personopplysninger, eventuelle databehandlere og hvem disse er. Når sletting av personopplysninger skal skje og hvilke rettigheter de registrerte har i henhold til GDPR. Personopplysninger i selskapet behandles på en lovlig måte med støtte i rettslig grunnlag for hver kategori i henhold til personvernforordningen artikkel 6 og 9. Personopplysninger i selskapet behandles på en korrekt måte for hver kategori i henhold til personvernforordningen artikkel 5.1a. Dette betyr at selskapet har prosedyrer for å sikre at opplysningene er korrekte.

Personopplysninger i selskapet behandles på en transparent måte, og selskapet har prosedyrer og retningslinjer på plass for å støtte hver kategori, artikkel 5.1a (GDPR). Personopplysninger i selskapet samles inn og behandles bare hvis det finnes spesifikke, uttrykkelige og legitime formål, artikkel 5.1b (GDPR). Personopplysninger i selskapet skal til enhver tid være adekvate, relevante og ikke overdrevne i forhold til formålene de behandles for, artikkel 5.1c (GDPR). Alle personopplysninger som samles inn, er nødvendige i selskapet for å oppfylle tjenesten. Personopplysninger i selskapet lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for formålene de behandles for, artikkel 5 nr. 1d (GDPR). Selskapet har dokumenterte rutiner for arkivering og sletting i Selskapets Business Management System. Personopplysninger i selskapet behandles på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene Artikkel 5.1f (GDPR).

Personvern ved behandling av personopplysninger

Når selskapet behandler personopplysninger, skal risikoen for enkeltpersoners rettigheter og friheter vurderes på grunnlag av opplysningenes art, omfang og formål. Sensitive personopplysninger vurderes spesielt og håndteres via digital overføring med kryptering. Lønnsslipper og overføring av personopplysninger til tredjeparter skal ikke leveres via e-post som ikke er kryptert eller på annen måte gjort uidentifiserbar for andre enn mottakeren med en nøkkel.

Sikkerhet og trygghet
Gjennom en ekstern systemleverandør har Interim Search tilgang til systemer med funksjoner som muliggjør sikker datahåndtering. Leverandøren lagrer informasjonen kryptert og utfører kontinuerlige sikkerhetsoppdateringer for å unngå inntrenging. Selskapet har iverksatt følgende organisatoriske og tekniske tiltak for å oppnå et forsvarlig sikkerhetsnivå for behandling av personopplysninger:

Organisasjonen bruker kryptering ved behandling av personopplysninger. Organisasjonen har begrenset tilgangen til personopplysninger slik at kun autoriserte personer har tilgang. For å unngå datainnbrudd brukes toveis autentisering for å få tilgang til databasen. I tillegg til den standardiserte krypteringen har selskapet ekstra sikkerhetsprogramvare for raskt å oppdage brudd på datasikkerheten via nettstedet (www.interimsearch.com og www.andcompany.seSelskapet, gjennom leverandøren, kontrollerer fortløpende at eventuelle alarmer som mottas via e-post fra leverandørens overvåkingssystem og iverksetter feilsøking ved brudd. Anlegget overvåkes døgnet rundt av leverandørens overvåkingssystem, som kontrollerer og varsler i henhold til følgende overvåkingspunkter når de, ifølge leverandøren, ligger utenfor normalverdiene.

Tilgang til data
Tilgangen til personopplysninger skal være tilgangsstyrt og begrenset til autorisert personell og den registrerte selv. For å sikre konfidensialitet og integritet har alle som har tilgang til personopplysninger i organisasjonen, undertegnet en konfidensialitets- eller taushetserklæring for å sikre konfidensialitet og integritet. Følgende ansatte, samarbeidspartnere og leverandører kan ha tilgang til personopplysninger knyttet til alle kategorier: Ansatte, leverandører, konsulenter og kunder.

Ansatte
Alle ansatte i selskapet har signert retningslinjene for håndtering av personopplysninger for å sikre at håndteringen er i samsvar med de midlertidige retningslinjene for søkedata og personvern.

Partnere og leverandører
Alle partnere har signert avtaler om behandling av personopplysninger for å sikre at behandlingen skjer i samsvar med Interim Search Data & Privacy Policy.

Tilgang til mottakere i EU
Google Sverige AB
Stockholm, Sverige
Organisasjonsnummer
556656-6880
Databehandling og hosting for bedrifter

Paloma i Sverige AB
Hedemora
Organisasjonsnummer 556709-3090
Aktiviteter Programvarepublisering

Gaffla AB
Stockholm, Sverige
Organisasjonsnummer
559132-2051
Reklame, PR, mediebyråer og annonsesalg for bedrifter

Actsec Security AB
Nacka
Organisasjonsnummer 556984-3872
Virksomhet Konsulentvirksomhet knyttet til næringslivsorganisasjoner.

GetAccept AB
Malmö
Organisasjonsnummer 559023-1402
Aktivitet Dataprogrammering

Datavara Produktion Göteborg Aktiebolag
Alingsås
Organisasjonsnummer 556453-3817
Aktiviteter Publisering av annen programvare

Fortnox Aktiebolag
Växjö
Organisasjonsnummer 556469-6291
Aktiviteter Publisering av annen programvare

UC Business Information AB
Stockholm, Sverige
Organisasjonsnummer 556730-7367
Aktiviteter Nettportaler

Creditsafe i Sverige AB
Gøteborg, Sverige
Organisasjonsnummer 556514-4408
Aktiviteter Inkasso- og kredittopplysningsvirksomhet

Legg til og trekk fra Redovisningspoolen AB
Stockholm, Sverige
Organisasjonsnummer 556220-5467
Regnskap og bokføring for bedrifter

Grant Thornton Sverige AB
Stockholm, Sverige
Organisasjonsnummer 556356-9382
Revisjon av aktiviteter

If P&C Insurance Holding Ltd (publ)
Stockholm, Sverige
Organisasjonsnummer 556241-7559
Aktiviteter Holdingvirksomhet i finanskonsern

LilaTech AB
Stockholm, Sverige
Organisasjonsnummer 559290-2380
Aktivitet Dataprogrammering

Tilgang til mottakere utenfor EU
Zoho Corporation
4141 Hacienda Drive
Pleasanton,
California 94588, USA

Oracle Corporation
Oracle Parkway, Thames Valley Park
Reading, Berkshire RG6 1RA
Registrert i England nr. 1782505
MVA REG nr. GB 391 3130 73

Bevissthet i organisasjonen

Virksomhetsledelse består av
Stefan Granqvist, administrerende direktør/eier
Wictor Bonde, eier

Styret består av
Stefan Granqvist
Herr Wictor Bonde
Mia Klingvall

Opplæring av ansatte
Selskapets ledelse og styre er kjent med og bevisst på hva personvernforordningen innebærer og hvilket ansvar de har. For å sikre at alle ansatte følger Interim Searchs retningslinjer for innsamling, behandling og lagring av data, har en av de ansatte som oppgave å holde intern opplæring. Opplæringen er en obligatorisk del av selskapets introduksjon av nyansatte og inngår som et fast punkt under selskapets årsmøte, som finner sted i august. Både under introduksjonsopplæringen og den kontinuerlige opplæringen tar vi blant annet opp følgende temaer

Den generelle personvernforordningen (GDPR) hva omfatter GDPR, hva er formålet med den, og hvordan sikrer vi etterlevelse?
Søkekriterier hvordan sikrer vi at utvelgelsen er i tråd med selskapets antidiskrimineringspolitikk?
Referater fra møtet hvilken informasjon er viktig å samle inn for personlige vurderinger, og hvordan kan den behandles?
Behandling av data hvordan sikrer vi at informasjon som innhentes i forbindelse med bakgrunnssjekker, referanser og intervjuer, behandles og lagres på en sikker, etisk og lovlig måte?

Fysisk lagring av personopplysninger
Interim Search er et papirløst selskap så langt det er mulig, i tråd med selskapets miljøpolicy. Det betyr at det skrives ut et minimum av papir. Informasjon som anses som nødvendig å ha i fysisk format, makuleres i en makuleringsmaskin umiddelbart etter at den er lagt inn elektronisk, for eksempel CV-er og møtereferater. Dokumenter med personopplysninger som lagres i permer, oppbevares i låsbare skap.

Inventar og kontinuerlig oppdatering av personopplysninger

Behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger i organisasjonen er Stefan Granqvist, administrerende direktør. Dette ansvaret innebærer at den behandlingsansvarlige må implementere og kontinuerlig gjennomgå og, om nødvendig, oppdatere egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre og kunne påvise at behandlingen utføres i samsvar med GDPR.

Selskapet har en utpekt medarbeider som kontinuerlig overvåker at dataene som lagres og forvaltes av selskapet, er relevante og oppdaterte. Den ansatte rapporterer til personopplysningsansvarlig Stefan Granqvist. I denne kontrollen korrigeres/kompletteres feilaktige opplysninger, og det kontrolleres fortløpende at det er gitt samtykke til behandling av personopplysninger.

Systemleverandører

LilaTech AB
Stockholm, Sverige
Organisasjonsnummer 559290-2380
Aktivitet Dataprogrammering

Zoho Corporation
4141 Hacienda Drive
Pleasanton,
California 94588, USA
CRM-system for bedrifter

Salg og deling av data
Interim Search selger eller deler ikke data fra tredjeparter utover de spesifiserte leverandørene og partnerne.

Hvor lenge data lagres
Hovedregelen er at data oppbevares i maksimalt fem (5) år fra siste oppdatering.

E-postadministrasjon
All e-post skal slettes/slettes med mindre det er nødvendig for oppdraget, pågående arbeid eller i selskapets interesse. Dersom det ikke foreligger annet rettslig grunnlag, må det innhentes samtykke for å lagre opplysningene. All nettpublisering er frivillig, og data publiseres kun etter samtykke. Ved en hendelse skal tilsynsmyndigheten varsles innen 72 timer, med mindre det er usannsynlig at hendelsen utgjør en risiko for enkeltpersoners rettigheter og friheter. Hvis det er sannsynlig at hendelsen kan medføre alvorlig risiko for enkeltpersoner, skal de registrerte også informeres om hendelsen.

Distribusjon via e-post
For mottakere av e-postutsendelser/e-postreklame lagrer Interim Search AB kun e-postadressen. Ingen annen informasjon som person, arbeidsgiver eller annet lagres. Vi selger eller distribuerer ikke våre e-postregistre for kommersielle formål til tredjeparter og utleverer ikke data utenfor EU. Det juridiske grunnlaget og formålet med behandlingen av personopplysninger for ovennevnte kategori er samtykke i henhold til artikkel 6 a (DSF). Formålet er å fremheve tilgjengelige konsulenter og nyheter via e-post. Konsulentene som fremheves har enten gitt sitt aktive samtykke til å delta i utsendelsen (men alltid under fiktivt navn) eller er eksempelprofiler basert på konsulenter som Interim Search AB vanligvis formidler til kundebedrifter. Som mottaker har du når som helst rett til å be om å få vite hvilke opplysninger som er lagret om deg ved å sende en e-post til personvernombudet. Du har også rett til å bli slettet/glemt og få personopplysningene dine korrigert. Hvis du på noe tidspunkt ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, kan du kontakte personvernombudet.

Tilgang til mottakere i EU
Paloma i Sverige AB
Hedemora
Organisasjonsnummer 556709-3090
Aktiviteter Programvarepublisering

Personopplysninger for kategorien ANSATTE

Organisasjonen behandler personopplysninger for kategorien Ansatte, personopplysninger som behandles for ansatte er: Navn, personnummer, hjemmeadresse, e-post, telefon, bankopplysninger, helseopplysninger. Det rettslige grunnlaget og formålet med behandlingen av personopplysninger for ovennevnte kategori er: Samtykke i henhold til artikkel 6(a) (GDPR). Den registrerte har gitt sitt samtykke til behandling av personopplysningene sine for ett eller flere spesifikke formål. Nødvendig for å oppfylle en avtale i henhold til artikkel 6b (GDPR) Nødvendig for å beskytte den registrertes eller en annen fysisk persons vitale interesser i henhold til artikkel 6d (GDPR) Ansvarlig for behandlingen av ovennevnte kategori av personopplysninger i selskapet er: Stefan Granqvist. Virksomheten bruker ikke en databehandler for behandling av personopplysninger for denne kategorien.